Immer wieder hören wir, dass die IVVA-Webseite ein tolles Schatzkistchen sei. Aber in der Fülle der vielen Praxisbeiträge es manchmals schwierig wäre mit wenigen Klicks den richtigen Beitrag zu finden.
Wir haben daher eine Checkliste für Sie zusammen gestellt, wo Sie wichtige Themen aufgelistet finden, die Sie regelmäßig oder zumindest 1 – 2 Mal im Jahr prüfen / erfüllen müssen, um rechtskonform Ihre Tätigkeit auszuführen. Samt Links zu den dazugehörenden Beiträgen mit Details dazu.
Es sind genau diese Form-Vorschriften, die von den Behörden regelmäßig geprüft werden. Vielleicht finden Sie zu Feiertagen bzw. ruhigeren Tagen zum Jahresende Zeit, um alle Punkte dieser Checkliste zu kontrollieren und eventuell nachzuarbeiten.
Vorab der Tipp: Verträge niemals ungeprüft unterschreiben.
Prüfen Sie zuerst auf der IVVA Webseite den Menue-Punkt AGENTURVERTRÄGE (hier …) was zum Agenturvertrag Ihres Hauses steht (was vorteilhaft, nachteilig, gefährlich ist). Sollte Ihr Vertrag noch nicht aufscheinen, senden Sie eine Kopie davon an den IVVA zur Prüfung. Für IVVA Mitglieder ist dieses Service kostenlos. Ein Mail an redaktion@ivva.at genügt.
Sollten Sie noch nicht IVVA-Mitglied sein, das ist in 1-2 Minuten erledigt. Klicken Sie dazu hier…
In der unten folgenden Checkliste streifen wir Themen, wie
– Agenturverträge,
– Beratungsprotokoll,
– diverse Form-Vorschriften,
– Info-Pflichten,
– IDD,
– DSGVO,
– Beschwerde-Management,
– Standesregeln,
– Weiterbildung,
– Geldwäsche,
– DORA,
– Home-Office,
– Software,
– USP,
– Whistleblowing etc.
Hier gehts zur Checkliste….
Hier also unsere kurze Checkliste die wir aus den Beiträgen von Mag. Novotny erstellt haben, zum Überprüfen, ob Sie alles bei Ihnen erfüllt ist:
GISA: Stimmt Ihr Eintrag noch bzw. ist er vollständig? Das überprüfen die Behörden oft und es geht ganz leicht: Adresse korrekt? Firmenform korrekt (Gmbh, etc.)?
Alle Agenturverträge korrekt und vollständig aufgelistet? Etc. Mehr dazu hier…
Nicht zu viele Agenturverträge? Warum zu viele Agenturverträge gefährlich sind, hier…
Formvorschriften auf Website und Dokumenten, die Sie Kunden übergeben:
Stimmen alle Daten noch? GISA-Nr. überall ersichtlich? Hinweis, auf die korrekte Form der Gewerbeausübung (Agent, Makler, Vermögensberater…)? Alle Agenturverhältnisse, etc. Beschwerdemöglichkeit….
Das und noch einiges mehr hat auf Ihrer Webseite im Impressum, in der Fußzeile Ihrer E-Mail, auf allen Dokumenten aufzuscheinen.
Was muss Impressum und Mail-Fußzeile enthalten? Details dazu hier… bzw. hier…
Geldwäsche: Haben Sie schon Ihren Risiko-Bewertungsfragebogen ausgefüllt? Noch aktuell? Details hier..
Verwenden Sie schon die neue GW-Checkliste? Hier..
Behörde meldet sich. Was ist nun zu tun? WANN und WIE eine Negativ-Erklärung? Hier…
Pflicht-Anmeldung zu goAML erfüllt? Details hier…
IDD-Weiterbildungspflicht für sich selbst und die Mitarbeiter:
Alle Anforderungen erfüllt? Zertifikate auch griffbereit? Mehr dazu hier…
Agenturverträge: Niemals ungeprüft akzeptieren, der IVVA hilft und prüft für Sie. Immer wieder finden wir benachteiligende oder sogar gesetzwidrige Passagen. Hier… und hier…
Beratungsprotokoll: Alle Agenturverhältnisse aufgeführt? Haftungsfalle! Hier… und hier…
Geeignetheits-Dokumentation: Können sie das der Behörde vorlegen? Hier…
Beschwerdebuch, Beschwerdemanagement:
Alles vorhanden? Was IDD von Ihnen und Ihren Mitarbeitern verlangt, hier zum Nachlesen…
„Versicherung“: Verwenden Sie irgendwo (Webseite, Impressum, Flyer…) Versicherung als Firmennamen? Hohe Strafen drohen. Warum, hier…
Offenlegungspflichten als Vermittler erfüllt? Details hier…
KID, LIPID, IPID und Co: Welches Produkt-Dokument ist wem zu überreichen? Mehr dazu hier…
DORA: Sind Sie vorbereitet? Details hier…
Online-Beratung? Wie müssen Sie unter diesen „veränderten“ Bedingungen vorgehen, um IDD und DSGVO einzuhalten, Fehlberatung und Haftungen zu vermeiden? Mehr dazu hier… oder hier…
Homeoffice?
Arbeiten Sie oder Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus? Was ist da u.a. aufgrund der DSGVO zu beachten? Haben Sie eine Home-Office-Vereinbarung? Etc. Mehr dazu hier… oder hier…
Wichtige Dokumente wie etwa die Homeoffice-Vereinbarung können Sie hier herunterladen…
DSGVO: Haben Sie das kleine 1×1 zur DSGVO erfüllt und ist immer noch alles aktuell?
Datenschutzerklärung, Verarbeitungsverzeichnis, Auftragsverarbeiter-Verträge mit allen Lieferanten? Datenschutzbeauftragter, Mitarbeiter-Schulung, usw. usf. Mehr dazu hier…
DSGVO: Sind Ihre TOMs noch aktuell? Oder müssen Sie nacharbeiten?
Nutzen Sie TOMs, um sich freizubeweisen. Wie, hier…
Zahlreiche sündteure Strafen wurden deswegen verhängt. Passt alles bei Ihnen? Zum Nachlesen, was Sie diesbezüglich erfüllen müssen, hier…
USP: Pflicht-Anmeldung im USP-Portal erfolgt und Daten (E-mail?) noch korrekt?
USP-Falle falsche E-mail-Adresse! Behörden-Schreiben werden nur noch dort hinterlegt und Ihnen via E-Mail avisiert. Wenn die Mail nicht mehr stimmt, erfahren Sie nicht, dass ein – wichtiges – Behördenschreiben Ihnen zugestellt wurde und Sie müssen mit den Rechtsfolgen leben. Mehr dazu hier…
Whistleblower-Richtlinie? Erfüllen Sie die Vorschriften? Hier…
Finaler Tipp:
Agenturverträge NIEMALS ungeprüft unterschreiben.
Prüfen Sie zuerst auf der IVVA Webseite den Menue-Punkt AGENTURVERTRÄGE (hier …) was zum Agenturvertrag Ihres Hauses steht (was vorteilhaft, nachteilig, gefährlich ist).
Sollte Ihr Vertrag noch nicht aufscheinen, senden Sie eine Kopie davon an den IVVA zur Prüfung. Für IVVA Mitglieder ist dieses Service kostenlos. Ein Mail an redaktion@ivva.at genügt.
Beste Wünsche vom IVVA Team und Mag. Stephan Novotny.
PS: Sollten Ihnen Fragen unter den Nägeln brennen, nutzen Sie die Möglichkeit, diese mit spezialisierten Top-Anwälten der Branche anzudiskutieren.
Füllen Sie einfach das Formular hier aus: https://ivva.at/fragen-an-partneranwaelte/
Für weitere Rückfragen:
RA Mag. Stephan Novotny
1010 Wien, Landesgerichtsstraße 16/12