Hier folgt der vorerst letzte Praxistipp zur Vermeidung von Geldwäsche.

Seit Monaten appellieren wir an Versicherungsvermittler:innen und Vermögensberater:innen sich genau mit ihren Geldwäsche-Pflichten auseinander- und diese umzusetzen! Zum Erinnern: 

• Bestimmen Sie gleich das eigene Geldwäsche-Risiko im Unternehmen (zum Nachlesen hier klicken…), daher registrieren Sie sich bitte auch sofort bei goAML (um bei Verdachtsmeldung rasch sein zu können).
• Zweitens: Seien Sie lieber übervorsichtig. Denn es droht bei Verdachtsmeldungen im guten Glauben keine Haftung. Wenn Sie die konkrete Vorgehensweise hinsichtlich dieser beiden Tipps nachlesen möchten, dann klicken Sie hier…
• Wie erkennen Sie, ob Ihr Kunde ein PEP (also eine politisch exponierte Person) ist und welche Konsequenzen das hat? (zum Nachlesen hier klicken…)

Heute wollen wir uns ansehen, wie Sie Einsicht in das „Wirtschaftliche Eigentümer-Register“ nehmen. Und wozu das nötig ist.

Und lesen Sie bitte auch unseren Praxis-Tipp: „USP-Falle falsche oder fehlende E-mail-Adresse“ nach (hier…), um keine Behörden-Schreiben zu versäumen! HIER….

Hier folgt der Beitrag, den wir mit RA Mag. Novotny erstellt haben:

Feststellung des wirtschaftlichen Eigentümers einer juristischen Person:

Gemäß dem österreichischen „Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz“ (kurz WiEReG) (hier im RIS nachzulesen…) sind wirtschaftliche Eigentümer natürliche Personen, die letztlich Eigentum an oder Kontrolle über einen Rechtsträger ausüben. Bei juristischen Personen ist dies in der Regel dann der Fall, wenn eine natürliche Person direkt oder indirekt mehr als 25 % der Anteile oder Stimmrechte hält oder auf andere Weise Kontrolle über das Unternehmen ausübt.

Tipps zum konkreten Vorgehen:
a1) Überprüfen Sie die Eigentümerstruktur:
Um direkte Eigentümer zu identifizieren, steigen Sie in das „WiEReg“ ein. Das ist eine zentrale Datenbank, die Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer von Rechtsträgern mit Sitz in Österreich enthält. Wichtig: Die Einsichtnahme in dieses Register erfolgt über das Unternehmensserviceportal (USP) zu dem sich alle Unternehmen seit einigen Jahren angemeldet haben müssen. Wir haben darüber bereits im Detail berichtet, konkret hier…  und gaben auch einen wichtigen Praxistipp „Achten Sie darauf, dass im USP Ihre richtige E-mail-Adresse gespeichert ist, um keine amtlichen Schreiben zu versäumen (hier…).

Nach dem Einstieg finden Sie im USP das „WiEReG Management System“, über das Verpflichtete gemäß § 9 WiEReG (also auch Versicherungsvermittler:innen) Auszüge aus dem Register anfordern können.

Indirekte Eigentümer zu identifizieren kann schwieriger sein, dazu muss man alle Ebenen des Unternehmens untersuchen. Bei Unsicherheiten oder komplexen Firmen-Strukturen kann die Konsultation eines Experten für Geldwäscheprävention oder eines Rechtsanwalts ratsam sein.

a2) Feststellung der Kontrolle über ein Unternehmen:
Hier gilt es zu klären: Können natürliche Personen durch andere Mittel (z. B. vertragliche Vereinbarungen) Kontrolle über die juristische Person ausüben, auch wenn sie keine direkten oder indirekten Anteile halten?

a3) Dokumentation und Überprüfung:

• Fordern Sie von der juristischen Person relevante Dokumente an, die Aufschluss über die Eigentümerstruktur geben. Etwa amtlicher Lichtbildausweis, bei juristischen Personen beweiskräftige Urkunden z. B. Firmenbuchauszug, Gesellschaftsvertrag, Identitätsnachweis des wirtschaftlichen Eigentümers, Vollmacht und Identitätsnachweis bei Stellvertretung, usw.! Kopieren Sie die Dokumente.
• Überprüfen Sie die Identität der identifizierten natürlichen Personen anhand amtlicher Lichtbildausweise.
• Ermitteln Sie die Herkunft der Mittel der wirtschaftlichen Eigentümer, um sicherzustellen, dass diese aus legalen Quellen stammen.

a4) Einhaltung gesetzlicher Meldepflichten:
Stellen Sie sicher, dass die juristische Person ihre wirtschaftlichen Eigentümer gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) ordnungsgemäß meldet.

Es ist zu empfehlen, alle Schritte sorgfältig zu dokumentieren, um die Einhaltung der Sorgfaltspflichten nachweisen zu können.

Weitere Informationen zur Nutzung des WiEReg, also das Register der wirtschaftlichen Eigentümer finden Sie im USP-Handbuch, das Sie von der Website des BMF und zwar hier herunterladen können…

Beste Grüße von Mag. Stephan Novotny und dem IVVA Team

Quellen und nützliche Links:
• Gesamte Rechtsvorschrift für Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz, Fassung vom 12.02.2025 hier…
• Handbuch zur Nutzung des WiEReG via USP hier…
• Nützliche Checkliste zur Definition von PEPs, samt Formular Selbsterklärung des Kunden (ich BIN, ich BIN KEINE politisch exponierte Person…“) hier…
• https://wirtschaftscompass.at/de/pep-checker
• https://www.wko.at/oe/information-consulting/versicherungsmakler-berater-versicherungsangelegenheiten/sorgfalts-und-meldepflichten-bei-geldwaesche.pdf

Sollten Sie noch keinen Anwalt haben: Mag. Stephan Novotny, ein auf Versicherungs- und Datenschutzrecht spezialisierter Fachanwalt steht gerne zur Verfügung, für IVVA Mitglieder sogar zum Spezialpreis.

RA Mag. Stephan Novotny, Foto: Stephan Huger

RA Mag. Stephan Novotny

1010 Wien, Landesgerichtsstraße 16/12